PRIVACY POLICY OF THE INCOMMEMORATE.COM ONLINE STORE


1. General Information:

This Privacy Policy defines the rules for the collection, processing, and protection of personal data of Users using the INCOMMEMORATE.COM online store, available at incommemorate.com.


2. Personal Data Administrator:

The administrator of personal data is:
 Pol-Socium Sp. z o.o. Chrościckiego 83/120, 02-414 Warszawa
 NIP: 5223139996, REGON: 381676133, KRS: 0000755612
 Email address: office@incommemorate.com
 Phone number: +48503418101.
 For matters related to personal data protection, please contact us at the email address: office@incommemorate.com


3. Types of Personal Data Collected:

The INCOMMEMORATE.COM online store may collect the following personal data:

  • Data voluntarily provided by the User:
  • Name and surname
  • Email address
  • Phone number
  • Shipping address (street, house/apartment number, postal code, city)
  • Invoice data (including NIP, if the User is an entrepreneur)
  • Information regarding the content of the QR code: name, date of birth, date of death, photos, videos, stories, personal messages, biography, data regarding the deceased person’s hobbies and interests, other text and multimedia data uploaded by the User for placement on the dedicated memory page.
  • Data collected automatically when using the Store:
  • IP address
  • Web browser type
  • Operating system type
  • Date and time of visit
  • Pages viewed in the Store
  • Session data
  • Cookies – details in point 8


4. Purpose and Legal Basis for Personal Data Processing:

Users’ data are processed for the following purposes and on the following legal bases:

  • Order fulfillment and service provision (e.g., creating and delivering QR codes, generating a dedicated memory page, payment processing, product shipping): necessity of processing for the performance of a contract to which the User is a party (Article 6(1)(b) RODO).
  • Handling complaints and returns: necessity of processing for the performance of a contract (Article 6(1)(b) RODO) and fulfillment of a legal obligation incumbent on the Administrator (Article 6(1)(c) RODO).
  • Contact with the User (e.g., to answer inquiries, inform about order status): necessity of processing for the performance of a contract (Article 6(1)(b) RODO) or the legitimate interest of the Administrator (Article 6(1)(f) RODO) in communicating with customers.
  • Fulfillment of legal obligations incumbent on the Administrator (e.g., tax and accounting obligations): fulfillment of a legal obligation incumbent on the Administrator (Article 6(1)(c) RODO).
  • Direct marketing of the Administrator’s products and services (with the User’s consent or legitimate interest): User’s consent (Article 6(1)(a) RODO) or the Administrator’s legitimate interest (Article 6(1)(f) RODO).
  • Analysis and statistics of Store usage: legitimate interest of the Administrator (Article 6(1)(f) RODO) to optimize the Store’s functioning and improve service quality.
  • Assertion or defense against claims: legitimate interest of the Administrator (Article 6(1)(f) RODO).


5. Period of Personal Data Storage:

Users’ data are stored for the period necessary to achieve the purposes for which they were collected, in particular:

  • Data related to order fulfillment – for the period necessary to perform the contract, and then for the period resulting from legal provisions (e.g., tax regulations) or until the expiration of limitation periods for claims.
  • Data processed based on consent – until its withdrawal.
  • Data processed based on legitimate interest – until a successful objection is raised or until the purpose is achieved.
  • Data contained in the QR code and on the dedicated memory page – for the period ensuring the functionality of the QR code and memory page, consistent with the chosen plan (e.g., Silver, Gold, Platinum – which may mean a specific time or lifetime).

6. Recipients of Personal Data:

Users’ data may be disclosed to the following categories of recipients:

  • Entities providing hosting services for the Store and dedicated memory pages.
  • Courier/postal companies – to deliver ordered products.
  • Payment operators – for processing payments for orders.
  • Entities providing accounting/tax services.
  • Entities providing IT services and technical support.
  • State authorities or other authorized entities, if such an obligation results from legal provisions.

7. User Rights:

Each User has the right to:

  • Access their data (Article 15 RODO).
  • Rectify their data (Article 16 RODO).
  • Erase their data (“right to be forgotten”) (Article 17 RODO).
  • Restrict processing of their data (Article 18 RODO).
  • Data portability (Article 20 RODO).
  • Object to the processing of their data (Article 21 RODO).
  • Withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
  • Complain to a supervisory authority (President of the Personal Data Protection Office), if they consider that the processing of their data violates RODO provisions. To exercise the above rights, please contact the Administrator at the email address: office@incommemorate.com


8. Cookies:

  • The online store uses cookies – small text files sent by the web server and stored by the web browser’s software.
  • Cookies enable: proper functioning of the Store, adapting the content of the Store’s pages to the User’s preferences, and creating visit statistics.
  • The User can change the cookie settings in their web browser at any time. Restricting the use of cookies may affect some functionalities available on the Store’s websites.


9. Personal Data Security:

The Administrator applies appropriate technical and organizational measures to ensure the security of processed personal data, in particular protecting it against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction.

 

10. Final Provisions:

  • In matters not regulated by this Privacy Policy, the provisions on personal data protection shall apply, in particular Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons about the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (RODO), and Polish law.
  • The Administrator reserves the right to make changes to the Privacy Policy. Users will be informed of any changes with appropriate advance notice by publishing a new version of the Policy on the Store’s website.

Last updated: June 7, 2025.


 

POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU INTERNETOWEGO INCOMMEMORATE.COM


1. Informacje Ogólne:

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających ze sklepu internetowego INCOMMEMORATE.COM dostępnego pod adresem incommemorate.com.


2. Administrator Danych Osobowych:

Administratorem danych osobowych jest:

Pol-Socium Sp Z o.o.

Chrościckiego 83/120, 02-414 Warszawa

NIP: 5223139996, REGON: 381676133, KRS: 0000755612

Adres E-mail: office@incommemorate.com 

Numer Telefonu: +48503418101

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: office@incommemorate.com


3. Rodzaje Gromadzonych Danych Osobowych:

Sklep internetowy INCOMMEMORATE.COM może gromadzić następujące dane osobowe:

  • Dane podane dobrowolnie przez Użytkownika:
  • Imię i nazwisko
  • Adres e-mail
  • Numer telefonu
  • Adres do wysyłki (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy, miasto)
  • Dane do faktury (w tym NIP, jeśli Użytkownik jest przedsiębiorcą)
  • Informacje dotyczące treści kodu QR: imię, data urodzenia, data śmierci, zdjęcia, filmy wideo, historie, wiadomości osobiste, biografia, dane dotyczące hobby i zainteresowań zmarłej osoby, inne dane tekstowe i multimedialne przesłane przez Użytkownika w celu umieszczenia na dedykowanej stronie pamięci.
  • Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze Sklepu: 
  • Adres IP
  • Typ przeglądarki internetowej
  • Typ systemu operacyjnego
  • Data i czas odwiedzin
  • Strony przeglądane w Sklepie
  • Dane dotyczące sesji

Pliki cookies (ciasteczka) – szczegóły w pkt. 8


4. Cel i Podstawa Prawna Przetwarzania Danych Osobowych.

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

  • Realizacja zamówień i świadczenie usług (np. tworzenie i dostarczanie kodów QR, generowanie dedykowanej strony pamięci, obsługa płatności, wysyłka produktów): niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest Użytkownik (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Obsługa reklamacji i zwrotów: niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Kontakt z Użytkownikiem (np. w celu odpowiedzi na zapytania, informowania o statusie zamówienia): niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie komunikacji z klientami.
  • Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. obowiązki podatkowe i rachunkowe): wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Marketing bezpośredni produktów i usług własnych Administratora (w przypadku zgody Użytkownika lub prawnie uzasadnionego interesu): zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Analiza i statystyka korzystania ze Sklepu: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu optymalizacji funkcjonowania Sklepu i poprawy jakości usług.
  • Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).


5. Okres Przechowywania Danych Osobowych.

Dane osobowe Użytkowników przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

  • Dane związane z realizacją zamówień – przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (np. przepisy podatkowe) lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania.
  • Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub do czasu realizacji celu.
  • Dane zawarte w treści kodu QR i na dedykowanej stronie pamięci – przez okres zapewnienia funkcjonalności kodu QR i strony pamięci, zgodny z wybranym planem (np. Silver, Gold, Platinum – co może oznaczać określony czas lub dożywotnio).


6. Odbiorcy Danych Osobowych.

Dane osobowe Użytkowników mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców: 38

  • Podmioty świadczące usługi hostingu dla Sklepu i dedykowanych stron pamięci.
  • Firmy kurierskie/pocztowe – w celu dostarczenia zamówionych produktów.
  • Operatorzy płatności – w celu realizacji płatności za zamówienia.
  • Podmioty świadczące usługi księgowe/rachunkowe.
  • Podmioty świadczące usługi IT i wsparcia technicznego.
  • Organy państwowe lub inne uprawnione podmioty, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.


7. Prawa Użytkownika.

Każdy Użytkownik ma prawo do:

  • Dostępu do swoich danych (art. 15 RODO).
  • Sprostowania swoich danych (art. 16 RODO).
  • Usunięcia swoich danych (“prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO).
  • Ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO).
  • Przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO).
  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych (art. 21 RODO).
  • Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  • Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO. Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt z Administratorem pod adresem e-mail: office@incommemorate.com.


8. Pliki Cookies (Ciasteczka).

  • Sklep internetowy wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) – małe pliki tekstowe wysyłane przez serwer www i przechowywane przez oprogramowanie komputera przeglądarki.
  • Pliki cookies umożliwiają: prawidłowe funkcjonowanie Sklepu, dostosowanie zawartości stron Sklepu do preferencji Użytkownika, tworzenie statystyk odwiedzin.
  • Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Sklepu.


9. Bezpieczeństwo Danych Osobowych.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności chroniąc je przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. 


10. Postanowienia Końcowe.

  • W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką Prywatności obowiązują przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz przepisy polskie.
  • Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem poprzez publikację nowej wersji Polityki na stronie Sklepu.

Data ostatniej aktualizacji: 7 czerwca 2025 r.